Hoe declareer ik naar een verzekeraar (via Vecozo)?

Meestal betalen je klanten de behandeling zelf. Maar een deel van hen kan de behandeling vergoed krijgen vanwege medische indicatie. Zoals bij diabetes, reuma en andere aandoeningen waar zelfzorg moeilijk is of zelfs niet gewenst. De behandelingen moeten in zo’n geval worden gedeclareerd bij een zorgverzekeraar, een zorggroep of een podotherapeut waarmee een contract bestaat. Daarnaast zijn er situaties waarin een instelling, bijvoorbeeld een verzorgingshuis, de pedicurezorg centraal regelt voor haar bewoners inclusief de verwerking van declaraties.
Daarom heeft PodoFile de mogelijkheid om verzamelfacturen en E-facturen te maken. In dit artikel leggen we uit wat dit inhoudt en in welke situaties je het nodig hebt.

Verzamelfactuur
Een verzamelfactuur is in PodoFile een factuur waarmee 1 of meer behandelingen van verschillende klanten worden gedeclareerd. Zo’n factuur wordt niet aan een gewone klant geadresseerd, maar aan een zorgverzekeraar, zorggroep, podotherapeut of instelling. Deze moet je dus niet als patiënt toevoegen, maar aan de groep van debiteuren. Ga daarvoor naar menu>administratie>declareren>debiteuren.
Hoe maak je nu zo’n verzamelfactuur? Voor een verzamelfactuur heb je prefacturen nodig. Als je een behandeling hebt verricht bij een klant, maak je geen gewone factuur aan, maar kies je voor de optie “Prefactuur”. Let op: een prefactuur is dus geen echte factuur, en krijgt ook geen factuurnummer. Als je voor verschillende klanten van een debiteur een prefactuur hebt gemaakt, en je wilt de verzamelfactuur maken, ga dan naar administratie>declareren>verzamelfacturen. Je ziet dan aan de linkerkant een “verzamellijst” verschijnen. Met een tabel waarin de aangemaakte prefacturen staan. Kies vervolgens de juiste debiteur, door middel van de uitklaplijst. En dan kun je de prefacturen gaan toevoegen, door deze te selecteren en op de knop “Toevoegen” te klikken. Ze verdwijnen dan uit de verzamellijst en worden toegevoegd aan de verzamelfactuur aan de rechterkant. En dan optellen en inboeken. Deze verzamelfactuur kan worden gemaild of geprint net als iedere andere factuur. Als u nu bij een klant de ingeboekte prefactuur gaat bekijken, zult u zien dat daaraan nu wel een nummer is toegekend. Alleen het is geen factuurnummer. Het is een referentienummer dat bestaat uit het nummer van de verzamelfactuur gevolgd door een volgnummer. Dus is de prefactuur op zichzelf nog steeds geen factuur.
Even terug naar de verzamelfactuur: deze bevat op iedere regel een aantal gegevens die van belang zijn voor de debiteur, zoals BSN, huisarts, geboortedatum e.d. Welke gegevens wel en welke niet worden meegegeven, dat kan aan de linkerkant worden aangevinkt, in de knoppenbalk van de verzamellijst.

Let op: als je een verzamelfactuur crediteert, dan zullen alle daarop geboekte prefacturen weer terugkomen in de verzamellijst.

E-factuur (VECOZO)
Met behulp van PodoFile is het mogelijk om rechtstreeks te declareren naar de zorgverzekeraar via VECOZO. Dit is het gemeenschappelijke declaratieportaal van de zorgverzekeraars. In dit geval gebeurt dat door middel van een beveiligde verbinding en worden de declaraties in een speciaal formaat verstuurd. Vandaar de term E-factuur of E-declaratie ter onderscheid van de boven beschreven verzamelfacturen. De debiteur is dus in dit geval een zorgverzekeraar waarmee men een betaalovereenkomst moet hebben. PodoFile stuurt alle E-declaraties naar VECOZO. De zorgverzekeraars hebben alle een uniek 4-cijferig nummer toegekend gekregen, het zogenaamde UZOVI-nummer. Dit nummer bepaalt waar VECOZO de E-declaratie, na controle, naar toe stuurt. Binnen enkele dagen wordt er een bericht terug gestuurd waarin wordt vermeld of de declaratie is toegekend of niet. Dit heet het “Retourbericht”.
Om E-declaraties te kunnen verzenden is het nodig om een digitaal certificaat op de PC te installeren. Hiermee laat je PodoFile automatisch inloggen (dus er is niet steeds een gebruikersnaam + wachtwoord vereist). Zo’n certificaat kan men aanvragen bij VECOZO. Gevolg is dat het hele proces van verzenden en retourberichten ontvangen een kwestie is van enkele muisklikken.
Het is wel belangrijk om zorgvuldig te zijn. Ten eerste: zorg dat alle gegevens goed in PodoFile staan, zowel van je eigen praktijk en medewerkers, als van de patiënt. Ten tweede, door te declareren wat logischerwijze vergoed zal worden. Hoewel je niet altijd kunt voorkomen dat een declaratie geheel of deels wordt afgekeurd. In zo’n geval kun je, weer met een muisklik, de declaratie crediteren voor dat deel dat niet wordt vergoed. De betreffende prefacturen komen terug in de verzamellijst en kunnen opnieuw worden ingediend, uiteraard na correctie. Of ze kunnen geheel of gedeeltelijk bij de klant in rekening worden gebracht.